把一批近似问句按“用户此刻要做什么决定”分成阶段,而不是按句式或同义词分组。做法是:先给每个问句标注它隐含的行动,再把行动归入“还没意识到问题—正在比较方案—准备执行—执行后核对”四类;同一事实在不同阶段要用不同描述重点。下面用一个假设的资料整理场景说明具体步骤。
近似问句看起来都在问同一件事,但隐含的下一步不同。判断方法不是看句子长短,而是问:读者读完这段描述后,最可能立刻去做什么。
当两个问句读完后的下一步动作相同,它们可以合并;下一步动作不同,即使措辞接近,也应分到不同阶段。这一步的结果会直接决定后面是写一段描述还是写多段描述。
多个角色对同一事实理解不同时,不要先争论谁的描述更好,而是把分歧写成一张可核对的清单。每个项目包含三列:读者所处阶段、该阶段要确认的事实、确认后能做出的动作。
假设一个团队在整理“某类设备是否适合小空间使用”的资料,三个人分别认为读者想知道尺寸、想知道安装条件、想知道替代方案。把这三个说法放进清单后会发现:尺寸属于“正在比较方案”,安装条件属于“准备执行”,替代方案属于“还没选定方向”。三者不是互相矛盾,而是处在不同阶段。
核对时只问两件事:这个事实在当前阶段是否足以支持下一步动作;换一个阶段后,同一事实是否需要换一种说法。这样分歧就从意见之争变成了可逐项确认的项目。
同一事实在不同阶段的描述重点不同,但不必编造新的数据。以“某材料在潮湿环境下会膨胀”这一假设事实为例:
这样处理的结果是:每个阶段的描述都能让读者完成一个动作,而不是把同一句话换几个同义词重复四遍。机械替换近义词不会增加新的判断依据,也无法让读者进入下一步。
分完阶段后,给每段描述写一个完成标志:读者读完能回答的那个具体问题。如果两段描述的完成标志相同,说明它们其实属于同一阶段,应合并。
检查时可以用一个短例子验证:把描述交给一个不了解背景的人,让他说出读完后会先做什么。如果他说出的动作与预期阶段不符,问题通常不在用词,而在描述里缺少该阶段的判断条件。此时应补充条件,而不是增加字数或重复主词。
完成标志还会影响下一步:如果某阶段始终写不出完成标志,说明这个阶段可能没有独立存在的必要,应并回相邻阶段,避免页面出现大量近似段落。
保留段落的依据是阶段数量,不是关键词数量。一个阶段对应一个明确的下一步动作;动作不同才拆开,动作相同就合并。这样做之后,近似问句会被压缩成少量描述段,每段承担不同的决策任务。
如果整理后发现只剩一个阶段,说明这批问句确实指向同一决策,应写成一段完整描述,而不是为了覆盖措辞而拆成多段。反过来,如果出现四个以上阶段,应检查是否把执行细节误当成了独立阶段,把可以连续完成的小动作合并回去。
最后用可核对的项目复查一遍:每个阶段是否有明确读者、明确事实和明确下一步。三项都成立时,这批近似问句才算整理完成,描述写法也随之确定。